SAMÞYKKTIR

1. gr. Heiti, heimili og starfsemi
Félagið heitir UN Global Compact Ísland (UNGCÍ) og á ensku er heitið Global Compact Network Iceland (GCNICE). Félagið er með heimili og varnarþing í Reykjavík, Íslandi.

Félagið byggir starfsemi sína á hinum tíu meginreglum United Nations Global (e. The Ten Principles of United Nations Global Compact (UNGC)) og heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.

2. gr. Starfsemi og tilgangur félagsins
Starfsemi félagsins og samþykktir þessar skulu ávallt vera í samræmi við gildandi:

1. gæðakröfur Country Network (e. Country Network Quality Standards) og
2. samning milli Sameinuðu þjóðanna (SÞ), í gegnum höfuðstöðvar Global Compact (e. Global Compact Office (GCO)) í New York og UNGCÍ.

Komi fram ósamræmi skulu gæðakröfur og samningur SÞ, sbr. 1. mrg. 2. gr. ávallt ganga fyrir. Skal þá uppfæra samþykktir þessar eins fljótt og auðið er.

Tilgangur félagsins er að stuðla að ábyrgum viðskiptaháttum og sjálfbærni íslensks atvinnulífs á grunni tíu meginreglna UNGC og heimsmarkmiða Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.

Markmið félagsins er að auka vitund, skilning og þekkingu á sjálfbærni og mikilvægi hennar fyrir íslenskt atvinnulíf og samfélag, að stuðla að samvinnu og samtali milli atvinnulífs, hins opinbera, menntastofnana og almennings um framgang sjálfbærar þróunar, og styðja þátttakendur við að innleiða sjálfbæra stefnu og starfshætti í samræmi við meginreglur UNGC og heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.

Til að ná þessum markmiðum skal félagið kynna starfsemi félagsins fyrir fyrirtækjum og hagaðilum og þannig hvetja til þátttöku í félaginu; bjóða upp á og miðla fræðslu, aðferðum og skipuleggja viðburði og erindi í því skyni að auðvelda þátttakendum að móta aðgerðir á sviði sjálfbærni; hvetja fyrirtæki til að miðla eigin árangri og vera aflvaki breytinga; vekja athygli stjórnvalda á mikilvægi sjálfbærrar stefnumótunar; og auka þekkingu almennings á tilgangi og mikilvægi tíu meginreglna UNGC og heimsmarkmiða Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.

Félagið er ekki rekið í hagnaðarskyni og rekstrarafgangi starfseminnar skal verja í samræmi við markmið félagsins. Í samræmi við ákvörðun stjórnar er félaginu þó heimilt að byggja upp varasjóð.

3. gr. Þátttaka
Fyrirtæki með aðsetur á Íslandi, stofnanir og félagasamtök geta orðið þátttakendur í félaginu. Fyrirtæki sem hafa verið beitt refsiaðgerðum SÞ, sem eru skráð á lista SÞ yfir óhæfa söluaðila af siðferðilegum ástæðum, sem fá tekjur af framleiðslu, sölu og/eða flutningi vopna eða sprengja eða sem fá tekjur af framleiðslu tóbaks, eru útilokuð frá þátttöku í félaginu.

Til að gerast þátttakandi skal fylla út þar til gerða umsókn á heimasíðu UNGC. Með umsókn skal fylgja formleg yfirlýsing um skuldbindingu umsækjanda gagnvart tíu meginmarkmiðum UNGC og heimsmarkmiðum SÞ um sjálfbæra þróun. Yfirlýsingin skal undirrituð af forstjóra eða formanni stjórnar og stíluð á aðalritara SÞ. Afstaða til umsókna er tekin í samvinnu við GCO í New York. Upplýsingar um samþykki/höfnun umsóknar er send í tölvupósti eða með öðrum sannanlegum hætti.

Hægt er að sækja um að gerast þátttakandi í UNGC sem fyrirtæki (e. participant), dótturfyrirtæki (e. subsidiary) eða sem óhagnaðardrifið félag (e. Non-Business participant).

Með því að gerast þátttakandi í UNGC skuldbinda fyrirtæki sig til þess að aðlaga rekstur að tíu meginmarkmiðum UNGC og skila inn árlegri framvinduskýrslu UNGC (e. Communication on Progress (CoP)) og miðla þannig upplýsingum um stöðu sjálfbærnimála í eigin rekstri. Þessar upplýsingar eru birtar á heimasíðu UNGC.

4. gr. Þátttökugjöld
Félagið er fjármagnað með gjöldum þátttakenda, styrkjum og frjálsum fjárframlögum. Þátttökugjöld fara eftir ársveltu þátttakenda og greiðast þau til UNGC eða UNGCÍ sem hér segir:

• Gjöld þátttakenda með árstekjur ≥ 50 milljónir USD fylgja alþjóðlegri gjaldskrá UNCG og eru ákveðin af UNGC.
• Gjöld þátttakenda með árstekjur < 50 milljónir USD, dótturfyrirtæki og óhagnaðardrifin félög eru ákveðin af stjórn UNGCÍ.

Auk þátttökugjalda er UNGCÍ heimilt að innheimta gjöld fyrir viðburði og fræðslu. Gjaldskrá skal vera aðgengileg á heimasíðu félagsins. Breytingar á gjaldskrá skulu kynntar þátttakendum skriflega.  Innheimta félagsgjalda miðast við 1. mars hvert ár.  Heimilt er að semja um innheimtu gjalda innan almanaksársins. Fyrsta árið er greitt hlutfall af þátttökugjaldi sem tekur mið af því hvenær stofnað er til þátttöku á árinu. Þátttökugjöldum er skipt milli UNGC og UNGCÍ í samræmi við gildandi samning milli Sameinuðu þjóðanna (SÞ), í gegnum höfuðstöðvar Global Compact (GCO) í New York og UNGCÍ sbr. 2. gr.

5. gr. Afskráning
Þátttakanda er heimilt skrá sig úr félaginu hvenær sem er. Afskráningu skal tilkynna framkvæmdastjóra skriflega og tekur gildi þegar í stað.

Félaginu er heimilt að afskrá þátttakanda sem hefur gerst uppvís að alvarlegum brotum á meginmarkmiðum UNGC eða skaðað hagsmuni eða orðspor samtakanna á annan sannanlegan hátt. Vanræksla á greiðslu þátttökugjalda getur jafnframt valdið afskráningu. Stjórn tekur ákvörðun um afskráningu. Tilkynna skal þátttakanda ástæðu afskráningar og honum gefinn kostur á að andmæla innan hæfilegs tíma sem stjórn ákveður, áður en afskráning tekur gildi. Afskráning á sér sjálfkrafa stað skili þátttakandi ekki inn framvinduskýrslu UNGC (CoP) árlega sbr. 4. mrg. 3. gr.

6. gr. Starfstímabil
Starfstímabil félagsins er almanaksárið.

7. gr. Aðalfundur

Aðalfundur félagsins skal haldinn fyrir 1. júní ár hvert. Boða skal til aðalfundar með a.m.k. fjögurra vikna fyrirvara. Fundarboð skal sent í tölvupósti til skráðra tengiliða þátttakenda. Jafnframt skal tilkynna um fyrirhugaðan aðalfund á heimasíðu félagsins.

Aðalfundur telst löglegur sé rétt til hans boðað. Æðsta vald í málefnum félagsins er í höndum lögmætra aðalfunda. Aðeins þátttakendur í UNGCÍ auk áheyrnarfulltrúa, er heimilt taka þátt störfum aðalfundar. Einn fulltrúi hvers þátttakanda fer með atkvæði félagsins á aðalfundi.

Á aðalfundi er skylt að taka fyrir eftirfarandi málefni:

1.    Kosning fundarstjóra og fundarritara

2.    Rekstur félagsins á liðnu starfsári

3.    Ársreikning liðins starfsárs

4.    Kjör stjórnar

5.    Áherslur og markmið í starfsemi félagsins

6.    Önnur mál

8. gr. Kjörgengi og kosning stjórnarmanna
Þátttakendur UNGCÍ hafa rétt á að tilnefna eigin fulltrúa í stjórn. Við tilnefningu fulltrúa skal leitast við að tryggja eftirfarandi:

• Að fyrirtæki sé þátttakandi í UNGCÍ
• Að fyrirtæki sé virkur þátttakandi í starfi UNGCÍ og hafi skilað inn tilheyrandi gögnum því til staðfestingar s.s. framvinduskýrslu (CoP) og hafi greitt félagsgjöld.
• Að tilnefndur sé starfsmaður fyrirtækisins.
• Að fulltrúi hafi reynslu og þekkingu á sjálfbærnimálum. Fari fulltrúi ekki fyrir málaflokknum innan fyrirtækis skal koma fram í umsókn skriflegur stuðningur forstjóra eða framkvæmdastjóra.

Óskað skal eftir tilnefningum til stjórnar í fundarboði aðalfundar og lýkur framboðsfresti einni viku fyrir aðalfund.

Leitast skal við að tryggja jafnræði og fjölbreytni við tilnefningu til stjórnar auk þess sem að:

• fulltrúar í stjórn komi frá ólíkum fyrirtækjum þ.e. stærð og atvinnugreinum
• einn fulltrúi komi frá óhagnaðardrifnu félagi (e. Non-Business participant)
• val fulltrúa í stjórn leiði ekki til hagsmunaárekstra.
  
  

Stjórn skal að lágmarki fjórum vikum fyrir aðalfund tilnefna þrjá fulltrúa í kjörnefnd sem hafa það hlutverk að undirbúa og hafa yfirumsjón með stjórnarkjöri. Kjörnefnd er heimilt að leita eftir tillögum um formann og stjórnarfólk.

Kosið er í stjórn á aðalfundi og einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum. Séu atkvæði jöfn kýs stjórn og ræður meirihluti atkvæða. Atkvæði formanns ræður úrslitum.

Stjórn UNGCÍ er heimilt að tilnefna, að tillögu framkvæmdastjóra, allt að tvo áheyrnarfulltrúa í stjórn, þ.m.t. sjálfstætt starfandi aðila, sem hafa yfirgripsmikla þekkingu og reynslu á fyrirtækjarekstri og/eða sjálfbærni. Tilnefndir áheyrnarfulltrúar skulu kjörnir á aðalfundi.

9. gr. Stjórn
Stjórn félagsins skal skipuð 7-9 fulltrúum þátttakenda í UNGCÍ. Stjórn­ar­menn eru kosn­ir á aðalfundi fé­lags­ins. Stjórn skal skipuð formanni, varaformanni og 5-7 meðstjórnendum. Kjörtímabil stjórnar er tvö ár. Stjórnarkjöri skal haga þannig að hvert ár skal kjósa þrjá meðstjórnendur í stað þeirra þriggja sem setið hafa í tvö ár.

Formaður og varaformaður mega að hámarki gegna embættum sínum í tvö kjörtímabil.

Stjórn skipar formann og varaformann og skulu stjórnar- og varaformaður vera fulltrúar þátttakanda í UNGCÍ. Ef stjórnarformaður hættir skal varaformaður taka hans stað. Ef stjórnarfólk hættir hefur stjórn heimild til að skipa fulltrúa í þeirra stað fram að næsta aðalfundi.

Firmaritun er í höndum meirihluta stjórnar.  Stjórnarfólk fær ekki greidda þóknun fyrir störf sín.

10. gr. Hlutverk stjórnar
Hlutverk stjórnar er að móta stefnu og áherslur félagsins í samræmi við áherslur UNGC, samþykkja fjárhagsáætlun félagins og hafa eftirlit með að starfsemi og að fjárhagur þess sé í samræmi við stefnu.

11. gr. Starf stjórnar
Stjórn skiptir með sér verkum og fer með málefni félagsins milli aðalfunda. Stjórnin skal setja sér starfsreglur þar sem nánar skal kveðið á um framkvæmd starfa hennar. Starfsreglur skulu samræmast gæðakröfum Country Network (e. Country Network Quality Standards).

Stjórnarfundi skal halda eftir ákvörðun stjórnar og getur hún boðað til fundar eins oft og hún telur nauðsynlegt en halda skal stjórnarfund að lágmarki ársfjórðungslega.

Formaður stjórnar boðar til stjórnarfunda. Hver stjórnarmaður getur hvenær sem er óskað eftir að stjórnarfundur verði haldinn. Stjórnarfundir eru lögmætir ef fjórir fulltrúar stjórnar sækja fund og á stjórnarfundum ræður afl atkvæða. Falli atkvæði stjórnarmanna jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.

12. gr. Verkefni framkvæmdastjóra
Stjórn félagsins ræður framkvæmdastjóra og veitir prókúruumboð fyrir félagið. GCO skal upplýst um undirbúning og framkvæmd ráðningar og uppsögn framkvæmdastjóra. Framkvæmdastjóri er fulltrúi félagsins gagnvart UNGC og ber að sækja þá fundi sem UNGC boðar til og miðla upplýsingum til stjórnar eins og við á.

Framkvæmdastjóri situr stjórnarfundi með málfrelsi og tillögurétt. Framkvæmdastjóri aðstoðar formann stjórnar við undirbúning stjórnarfunda. Hann gengur frá dagskrá í samráði við formann, undirbýr fundargögn og sér til þess að þau berist stjórnarmönnum tímanlega.

Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á daglegum rekstri félagsins og kemur fram fyrir hönd félagsins. Framkvæmdastjóri sér um ráðningu starfsfólks, reikningshald og undirbúning aðalfunda. Framkvæmdastjóri skal upplýsa stjórn tímanlega um þær ákvarðanir eða atvik sem geta haft veruleg áhrif á framfylgd stefnu félagsins, fjármál þess eða rekstur.

Framkvæmdastjóra ber að veita stjórnarfólki og endurskoðendum allar upplýsingar um rekstur félagsins sem þeir kunna að óska eftir og veita ber samkvæmt lögum.

13. gr. Fundargerðir
Halda skal fundargerðir og skrá það sem gerist á stjórnarfundum.

14. gr. Reikningsárið
Reikningsár félagsins er almanaksárið. Á aðalfundi skal gera upp árangur liðins árs.

15. gr. Upplýsingarskylda
UNGCÍ skal starfa í fullri samvinnu við GCO og veita upplýsingar um hvers kyns atburði, þróun eða aðgerðir sem kann hafa áhrif á starfsemi félagsins sbr. 2. gr.

16. gr. Breyting samþykkta
Breyting samþykkta skulu gerðar á aðalfundi félagsins og skulu þær vera í samræmi við 2. gr. Tillögur að breytingum á samþykktum skulu berast formanni og framkvæmdastjóra félagsins í síðasta lagi þremur vikum fyrir aðalfund. Tillögum ber að deila með þátttakendum eigi síðar en viku fyrir aðalfund. Kjósa þarf um breytingar á samþykktum á lögmætum aðalfundi og þarf samþykki að lágmarki 2/3 þátttakenda. Úrslitavald um breytingu samþykkta hefur GCO.

17. gr. Slit félagsins
Ákvörðun um slit félagsins skal taka á aðalfundi með einföldum meirihluta atkvæða. Tilkynna þarf GCO um slit félagsins sbr. 2. gr. Við slit félagsins þarf að afhenda eignir félagsins til UNGC.

Samþykktir þessar eru samþykktar á stofnfundi.

Reykjavík, 22. janúar 2025